Viele unserer Kunden buchen zwar bei uns eine Reise, schreiben diese aber im Vorfeld frei aus, um die Plätze für den Trip voll zu bekommen. Um den Aufwand, die Anforderungen und die Gruppenzusammenstellung bestmöglich planen zu können, brauchen Gruppenleitende gerade im Handicap-Bereich daher so detaillierte Informationen wie möglich über die Teilnehmenden. Personen, die zum wiederholten Male mit einer Einrichtung wegfahren, sind natürlich bekannt. Doch gerade bei freien Ausschreibungen, können sich auch Personen anmelden, die beispielsweise nicht in einer der organisationseigenen Wohngruppen oder Werkstätten bekannt sind.

Wir haben uns unter unseren Kunden umgehört und stellen fest: Durch einen gut strukturierten Fragebogen und einen Anmelde-Prozess in zwei Schritten lassen sich viele Unwägbarkeiten im Vorfeld klären.

Schritt 1: Der Anmeldebogen

Zunächst müssen alle Interessenten für die Freizeit einen maximal zweiseitigen Anmeldebogen ausfüllen und binnen einer Frist bei der Einrichtung abgeben. Anhand dieser Grundlage kann die Einrichtung dann entscheiden, ob die entsprechende Reise für den Teilnehmenden geeignet ist und ob es noch ausreichend Plätze gibt. Auf diesem ersten Anmeldebogen sollten folgende Details bereits abgefragt werden, um den Betreuungsaufwand einschätzen zu können:

• Stammdaten vom Reisegast inkl. Rechnungsadresse
• Stammdaten von der Kontaktperson
• Für welche Reise wird angemeldet (falls die Einrichtung mehrere Reisen anbietet, könnte hier auch eine Favoritenliste abgefragt werden)
• Details zur Mobilität (Welche Gehhilfen werden benötigt? Kann der Teilnehmende selbstständig in einen Bus einsteigen?)
• Details zu Hilfsmitteln (von Pflegebett über Toilettenstuhl bis hin zu einem Bettgitter – Was braucht der Teilnehmende vor Ort zum Wohnen?)
• Details zur Körperpflege (Benötigt der Teilnehmende lediglich eine mündliche Erinnerung an Dinge wie Toilettengänge und Hygienemaßnahmen oder braucht er aktive Unterstützung?)
• Frage nach besonderen Verhaltensweisen, besonders in Gruppen (beispielsweise: Neigt der Teilnehmende zu Aggressionen gegen sich oder andere? Liegt er auf dem autistischen Spektrum, hat Demenz oder besondere Empfindlichkeiten?)
• Wunsch nach Zimmerzusammensetzung (Einzel- oder Doppelzimmer, ggf. Wunsch nach konkretem Zimmernachbarn)
• Offene Frage: Werden sonstige Leistungen zur Pflege oder Unterstützung benötigt (wie zum Beispiel eine Nachtwache)

Wenn die Bewerberinnen und Bewerber dann ihre Bestätigung für die Teilnahme an der Reise bekommen haben, folgt eine zweite Fragerunde für die konkrete Reise. In der Regel wird dieser zweite Fragebogen von den gesetzlichen Vormündern der Teilnehmenden ausgefüllt. Dabei sollte von Seiten der Einrichtung unbedingt darauf hingewiesen werden, dass die Fragen wahrheitsgemäß zu beantworten sind.

Manche Kunden berichten uns, dass es immer mal wieder vorkommt, dass beispielsweise Eltern den Pflegeaufwand ihres Kindes kleinreden oder dessen Verhalten beschönigen, aus Angst, dass ihr Kind doch noch von der Reise ausgeschlossen werden könnte.

Diese Angst sollte man den Eltern nehmen und stattdessen an die Vernunft appellieren: Wenn die Mitarbeitenden vorab nicht ausreichend über die Bedürfnisse des Teilnehmenden informiert werden (wenn beispielsweise eine starke Inkontinenz verschwiegen wird), kann es vor Ort zu unangenehmen Zwischenfällen kommen, die weder fürs Team noch für den Teilnehmenden schön sind.

Schritt 2: Informationsbogen zur Reise

Dieser zweite Fragebogen dient dazu, die Fähigkeiten und Bedürfnisse der Teilnehmenden so genau wie möglich abzufragen, um die Unterkunft und Transportmittel entsprechend vorbereiten zu können. Außerdem können die Reiseleitenden anhand dieser Angaben ein für alle passendes Programm vor Ort stricken. Folgende Details sollten dafür abgefragt werden:

• Stammdaten zu Notfallkontakten und/oder gesetzlichen Vormündern
• Weitere Details zur Mobilität (beispielsweise: Wie weit kann die Person am Stück laufen? Kann sie Treppensteigen und auf unebenem Gelände laufen? Ggf. weitere Details zum Transport im Rollstuhl – Je genauer ihr wisst, wie mobil eure Gruppe ist, desto besser könnt ihr Ausflüge sowie An-/ und Abreise planen)
• Welche medizinischen und/oder pflegerischen Hilfsmittel werden exakt benötigt? (Braucht der Teilnehmende beispielsweise eine Insulinspritze, eine Apnoe-Schlafmaske, Katheter, Sonden oder andere Hygiene-Artikel? Was kann von zuhause mitgebracht werden?)
• Welche Medikamente muss der Teilnehmende regelmäßig sowie im Bedarfsfall einnehmen? Gibt es einen Medikamentenplan vom Arzt?
• Mehr Details zur Kommunikationsfähigkeit und zum Verhalten sollten abgefragt werden (beispielsweise: Neigt der Teilnehmende zu Verweigerung oder zum Weglaufen? Wie selbstständig kann sich der Teilnehmende orientieren und mitteilen? Kann er/sie das Taschengeld selbstständig verwalten?)
• Sind bestimmte Sinneseindrücke problematisch oder sind Sinneswahrnehmungen eingeschränkt?
• Hat der Teilnehmende neurologische Krankheiten wie z.B. Epilepsie?
• Ggf. sollten Dokumente wie ein Schwerbehindertenausweis, ein Medikamentenplan, Bedienungsanleitungen zu Hilfsmitteln usw. in Kopie mit angefordert werden.

Klar ist, dass nicht jede Situation und jedes eventuelle Verhalten im Vorfeld abgefragt werden kann. Ein gewisses Talent zur Improvisation bringen geübten Assistenz-Helfende und ausgebildete Teamer in der Regel mit. Doch unserer Erfahrung nach kennen die betreuenden Personen und Einrichtungen ihre Klienten sehr genau und können im Vorfeld gute Einschätzung zu den Personen abgeben.

Als Reiseleitung solltet ihr deutlich vermitteln, wie wertvoll dieses Wissen für die Vorbereitung der Freizeit ist und dass ihr in jedem Fall kompetent mit den Bedürfnissen der Teilnehmenden umgehen werdet. Eine vertrauensvolle Kommunikation zwischen Bezugsperson und Reiseleitung wirkt sich unserer Erfahrung nach zu 100 Prozent positiv auf die Stimmung in der Gruppe und damit das ganze Reiseerlebnis aus.

Wenn es euch gelingt, diese Einstellung vorab glaubhaft zu vermitteln, habt ihr für euch und eure Teilnehmenden viel gewonnen!

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